Na czym polega bezpieczne zarządzanie teczkami personalnymi HR?

Teczka personalna - co to takiego?

Teczka personalna to zbiór dokumentów gromadzonych przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem konkretnego pracownika. Jej zawartość, struktura i zasady prowadzenia są ściśle określone przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Każda teczka musi być podzielona na cztery części, oznaczone literami A, B, C i D, z których każda obejmuje inną kategorię dokumentów:

• Część A: dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie: kwestionariusz osobowy kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia oraz inne dokumenty wymagane odrębnymi przepisami.

• Część B: dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem: umowa o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące szkoleń i podnoszenia kwalifikacji, oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminami oraz przepisami BHP.

• Część C: dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia: informacje o awansach i zmianach warunków zatrudnienia, dokumenty związane z przyznaniem nagród, wnioski urlopowe, dokumenty dotyczące pracy w nadgodzinach.

• Część D: dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy: wypowiedzenie lub porozumienie o rozwiązaniu umowy, świadectwo pracy oraz inne dokumenty dotyczące zakończenia współpracy.

Prawidłowe prowadzenie teczek personalnych to obowiązek każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych osób. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami prawnymi podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Co więcej, teczki zawierają dane osobowe pracowników objęte ochroną RODO, co oznacza, że dostęp do nich powinien być ściśle kontrolowany, a same dokumenty przechowywane w warunkach uniemożliwiających wgląd osób nieuprawnionych.

Teczka HR - jak ją stworzyć?

Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i coraz więcej firm z tej możliwości korzysta. Elektroniczna teczka personalna HR zapewnia dużą oszczędność przestrzeni, czasu i kosztów związanych z obsługą papierowego archiwum kadrowego.

Przejście na e-teczki nie jest jednak procesem, który można przeprowadzić z dnia na dzień. Wymaga wcześniejszego uporządkowania i skompletowania dokumentacji papierowej, nadania zdigitalizowanym dokumentom kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz powiadomienia pracowników o zmianie formy prowadzenia ich akt.

Każdy z tych etapów musi być realizowany zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Błędy na tym etapie mogą skutkować nieważnością dokumentów lub konsekwencjami prawnymi podczas kontroli.

Skala i złożoność tego procesu sprawiają, że wiele firm decyduje się na wsparcie zewnętrznego partnera. Rhenus Office Systems Poland specjalizuje się w kompleksowej digitalizacji dokumentacji kadrowej. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i sprawdzonym procedurom cały proces przebiega sprawnie, bezpiecznie i bez angażowania zasobów wewnętrznych działu HR.

Chcesz wdrożyć e-teczki w swojej firmie i mieć pewność, że cały proces przebiegnie prawidłowo? Skontaktuj się z zespołem Rhenus Office Systems i wybierz rozwiązanie dla swojego biznesu.