Jak organizować cyfrowe dokumenty? 5 wskazówek

Wykonanie kopii zapasowej

Warto regularnie wykonywać backupy wszystkich plików i przechowywać je zarówno w chmurze, jak i na dysku zewnętrznym. Jeśli dotychczas nie wykonywałeś kopii zapasowych, pierwszą z nich warto wykonać jeszcze przed rozpoczęciem porządkowania plików na komputerze. W razie przypadkowego usunięcia ważnego dokumentu w kilka chwil będziesz w stanie odzyskać ważne dane.

Z kolei przechowywanie już uporządkowanych plików w chmurze zapewni nie tylko ochronę w razie utraty danych, ale również pozwoli na szybki dostęp do cyfrowych dokumentów.

Przegląd zawartości plików

By na nowo zorganizować i uporządkować przestrzeń na swoim komputerze, warto zacząć od przejrzenia zawartości wszystkich cyfrowych dokumentów i wstępnej selekcji. Na tym etapie możesz usunąć duplikaty, starsze wersje plików oraz te już niepotrzebne. Może się okazać, że konieczny będzie przegląd plików o różnych formatach, dlatego warto wiedzieć np. jak otworzyć plik xml. Nie musisz też od razu usuwać potencjalnie potrzebnych dokumentów - możesz przenieść je do oddzielnego folderu, by w razie konieczności mieć do nich szybki dostęp.

Stworzenie struktury folderów

Organizacja folderów to ważny krok w organizowaniu cyfrowych dokumentów. System folderów, dopasowany do potrzeb i preferencji użytkownika, umożliwi szybki dostęp do wybranych plików. Warto przy tym oddzielić dokumenty związane z życiem zawodowym od prywatnego i podzielić pliki na podfoldery (zgodnie z kategoriami np. muzyka, zdjęcia, finanse).

Wyszukiwanie plików

Nazwy plików mogą okazać się pomocne w późniejszym odszukiwaniu dokumentów na komputerze. Im bardziej opisowa nazwa (która wskaże na zawartość pliku), tym lepiej. Warto również dodawać daty oraz informacje dotyczące wersji danego pliku, co może okazać się pomocne podczas szybkiego wyszukiwania plików.

Dodatkowo niektóre systemy operacyjne umożliwiają przypisywania kolorowych tagów do plików, co dodatkowo ułatwia ich segregację.

Regularne przeglądanie i porządkowanie plików

Choć zrobienie porządków w cyfrowych dokumentach to bardzo ważny krok, równie ważny jest regularny przegląd i porządkowanie plików. Pozwoli to zachowanie uporządkowanej struktury dokumentów.

Warto wyznaczyć sobie jeden dzień w tygodniu np. na kasowanie niepotrzebnych plików z folderu pobrane czy usuwanie zawartości kosza. Należy również pamiętać o regularnym wykonywaniu kopii zapasowej, jeśli np. nie korzystamy z narzędzi, które wykonują je automatycznie.

Choć organizacja cyfrowych dokumentów może wydawać się czasochłonna, uporządkowana przestrzeń pozwoli jednak na szybkie odnajdywanie plików i zmniejszy ryzyko utraty ważnych dla nas danych. Regularny przegląd cyfrowych plików oraz wykonywanie kopii zapasowych np. raz w tygodniu nie zajmie dużo czasu, a może okazać się niezwykle pomocne np. w sytuacji awarii urządzenia czy ataku złośliwego oprogramowania.